Впровадження CRM Creatio для дитячої студії акробатики та гімнастики

Про компанію:

Студія Серебрянських заснована Катериною Серебрянською, абсолютною олімпійською чемпіонкою з художньої гімнастики. Студія працює понад 20 років і використовує авторську методику тренера Любові Серебрянської. Вихованці студії — переможці міжнародних та всеукраїнських фестивалів і конкурсів. Студія пропонує заняття з гімнастики, повітряної гімнастики, акробатики, сучасної хореографії та інші програми для дітей від 2 до 15 років.

Особливості бізнесу

• Організація занять із чітким розкладом для різних вікових груп.
• Робота з великою клієнтською базою, що потребує постійного оновлення.
• Високий рівень залежності від CRM для щоденного управління процесами.

Результати впровадження:

1. Побудова централізованої бази клієнтів для ефективного управління студією.
2. Збережено та перенесено дані понад 2500 клієнтів із попередньої CRM.
3. Налаштовано фільтрацію угод за статусами для підвищення ефективності менеджерів.
4. Автоматизовано звітність за лідами та джерелами їх надходження.
5. Запроваджено механізм контролю менеджерів через аналітичні інструменти.
6. Досягнуто суттєвого скорочення часу на оброблення звернень і запис клієнтів.
7. Зроблено інтеграцію з сайтом для отримання заявок на пробні заняття
8. Налаштовано облік відвідування занять учнями.
9. Автоматизовано контроль оплат та продовження абонементів.

Виклики:

До впровадження Creatio компанія стикалась з такими труднощами:

• Незручний інтерфейс попередньої CRM (Бітрікс24), що не відповідав потребам бізнесу.
• Проблеми з фільтрацією та класифікацією угод (активні, зупинені, втрачені).
• Недостатній контроль роботи менеджерів через відсутність автоматизованої аналітики.
• Збір лідів відбувався з різних сервісів і потребував ручного занесення в CRM.
• Попередні спроби впровадження іншої CRM-системи не дали результатів.

Рішення:

Вибір CRM Creatio для автоматизації бізнес-процесів став ключовим етапом у розвитку студії. Завдяки співпраці з командою впровадження було реалізовано:

• Перенесення клієнтської бази. Всі дані були успішно збережені під час переходу з Бітрікс24.
• Побудова воронок продажів та налаштування фільтрації угод. CRM дозволяє чітко розподіляти угоди за статусами, що спрощує контроль і роботу менеджерів.
• Адаптація під нішу. Було налаштовано класи та угоди відповідно до специфіки студії. Розділи дозволяють вести запис учнів по класах, проводити комунікацію та бачити всю інформацію по класах, учням та тренерам. Розділ Онлайн-проєкт полегшив управління базою учнів, управління дисциплінами та абонементами. Забезпечив швидке призначення тренерів.
• Звітність за лідами. Додано можливість аналізувати джерела надходження лідів і оцінювати їхню якість.

Поліна Бура, фінансовий директор Студії Серебрянських: "CRM Creatio стала основою нашої діяльності. Без неї робота студії була б просто неможливою. Усі ключові процеси — від запису на пробний урок до аналізу джерел лідів — зараз під контролем, і це дозволяє нам рухатися вперед, навіть у складних умовах."

Плани на майбутнє:

Компанія планує розширити використання CRM Creatio:

• Впровадження автоматизованих розсилок SMS. Це дозволить інформувати клієнтів про заняття, надсилати персоналізовані нагадування та актуальні новини.
• Оптимізація аналітики. Подальше удосконалення інструментів для аналізу ефективності роботи та джерел надходження клієнтів.
• Розширення функціоналу. Додавання нових інструментів для інтеграції з іншими платформами.

Олексій Дюбанов, власник та директор компанії CRM Genesis: “З самого початку клієнт поставив перед нами задачу міграції всіх існуючих даних з попередньої CRM, та захотів відразу оптимізувати більшість процесів, щоб вони стали набагато зручніші для менеджерів. Система була розроблена та запущена в найкоротші терміни, а нашим фахівцям було дуже приємно долучитись до автоматизації компанії, яка займається такою цікавою та важливою діяльністю. Після впровадження клієнт залишився з нами на технічній підтримці, і ми щиро раді такій співпраці.”